Datenschutzerklärung

Stand: 9. September 2026

1. Geltungsbereich und B2B-Ausrichtung

Das Angebot des Gewerbevereins Hiller Land e. V. richtet sich ausschließlich an Unternehmen, Organisationen, Vereine und deren geschäftlich handelnde Ansprechpartner. Auch geschäftliche Kontaktdaten können personenbezogene Daten sein, wenn sie einer natürlichen Person zugeordnet sind. Diese Datenschutzerklärung gilt daher insbesondere für Ansprechpartner von Mitgliedsbetrieben, Portalbenutzer, Vorstandsmitglieder, Veranstaltungs- und Hiller-Markt-Interessenten sowie die in Stellenangeboten genannten Kontaktpersonen.

2. Verantwortlicher

Gewerbeverein Hiller Land e. V.
Brennhorster Str. 6
32479 Hille

Vertreten durch die 1. Vorsitzende Daniela Schafmeier
E-Mail: info@gewerbeverein-hiller-land.de

3. Hosting, Bereitstellung und Server-Protokolle

Die Website und das Mitgliederportal werden auf einem für den Verein betriebenen Debian-Server bereitgestellt. Datenbank, hochgeladene Dateien und technisch notwendige Sitzungen werden dort gespeichert. Die technische Betreuung erfolgt durch:

WIR in Hille
Jens-Karsten Krentscher
Dreierskrugweg 6
32479 Hille
E-Mail: info@wir-in-hille.de

Beim Aufruf der Website verarbeitet der Webserver insbesondere IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, angeforderte Adresse, übertragene Datenmenge, Statuscode sowie Angaben zu Browser und Betriebssystem. Dies ist erforderlich, um die Website sicher und störungsfrei auszuliefern, Fehler zu erkennen und Angriffe abzuwehren. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt im sicheren und zuverlässigen Betrieb der Website. Server-Protokolle werden nicht mit der internen Aufrufstatistik zu persönlichen Besucherprofilen zusammengeführt und nur so lange vorgehalten, wie dies für Betrieb, Fehlersuche und Missbrauchsabwehr erforderlich ist.

4. Technisch notwendige Speicherung im Browser

Die öffentlichen Informationsseiten setzen keine Analyse- oder Werbe-Cookies ein. Für Login, Portal, Formulare und geschützte Zugangslinks wird bei Bedarf der technisch notwendige Sitzungs-Cookie GHLSESSID gesetzt. Er dient der Anmeldung, Rollenprüfung, Formularsicherheit und der kurzfristigen Speicherung von Statusmeldungen. Der Cookie ist mit Secure, HttpOnly und SameSite=Lax abgesichert, gilt nur für diese Website und endet mit der Browsersitzung. Die serverseitige Sitzung läuft spätestens nach acht Stunden Inaktivität aus.

Wenn Sie den eingeblendeten Datenschutzhinweis schließen, speichert der Browser unter ghl_cookie_info lediglich, dass der Hinweis bereits angezeigt wurde. Diese Einstellung enthält keine Kennung und kein Nutzungsprofil und bleibt gespeichert, bis Sie die Website-Daten im Browser löschen. Rechtsgrundlage für den Sitzungs-Cookie ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; der Zugriff auf das Endgerät ist gemäß § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG für den ausdrücklich gewünschten Dienst erforderlich.

5. Datensparsame Aufrufstatistik

Die Website führt eine eigene, serverseitige Aufrufstatistik. Gespeichert werden ausschließlich zusammengefasste Tageszähler für öffentliche Seiten, öffentliche Mitgliederprofile und die Herkunft eines Klicks innerhalb dieser Website (Mitglied des Tages, Mitgliederliste oder Stellenangebot). Dabei werden keine IP-Adressen, Cookies, Gerätekennungen oder persönlichen Besucherprofile in der Statistik gespeichert. Automatisierte Suchmaschinen- und Monitoring-Aufrufe werden soweit technisch erkennbar nicht mitgezählt.

Vorstand und Administration können die Gesamtstatistik sehen. Ein einem Mitglied zugeordneter Portalbenutzer sieht ausschließlich die monatlichen Aufrufe des eigenen Unternehmensprofils. Die aggregierten Zähler werden 24 Monate vorgehalten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser Interesse besteht in einer datensparsamen Erfolgskontrolle der Vereinswebsite und der Sichtbarkeit der Mitgliedsbetriebe.

6. Kontaktformular und Hiller-Markt-Interessenbekundung

Beim Kontaktformular verarbeiten wir Name, geschäftliche E-Mail-Adresse, optional Telefonnummer, Betreff und Nachricht. Bei der unverbindlichen Vormerkung als Hiller-Markt-Aussteller verarbeiten wir Unternehmen oder Organisation, Vor- und Nachname, geschäftliche E-Mail-Adresse, optional Telefonnummer sowie freiwillige Anmerkungen oder Angaben zur gewünschten Standgröße. Die Angaben werden per E-Mail an die für Kontaktanfragen konfigurierte Vereinsadresse übermittelt. Die Hiller-Markt-Interessenbekundung wird nicht zusätzlich als vollständiger Datensatz in der Website-Datenbank gespeichert; dort wird lediglich der Versandvorgang ohne Formularinhalt protokolliert.

Die Verarbeitung erfolgt zur Bearbeitung der Anfrage und zur geschäftlichen Kommunikation. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die anfragende Person selbst Vertragspartei ist oder vorvertraglich tätig wird, im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der Bearbeitung geschäftlicher Anfragen und der Organisation des Hiller Marktes.

7. Mitgliederverwaltung und öffentliche Mitgliederprofile

Für die Vereins- und Mitgliederverwaltung können wir insbesondere folgende Daten verarbeiten: Unternehmensname, Branche und Beschreibung, Betriebs- und gegebenenfalls Verwaltungsanschrift, allgemeine Kontaktdaten, Website und Social-Media-Adressen, Ansprechpartner und deren geschäftliche E-Mail-Adressen und Telefonnummern für Marketing, Buchhaltung, Veranstaltungen und Rechnungsempfang, Debitorennummer, Eintritts- und Austrittsdatum, Kennzeichen als Hiller-Markt-Aussteller, Logos und weitere zur öffentlichen Unternehmensdarstellung bereitgestellte Inhalte.

Die Daten stammen aus bestehenden Mitglieds- und Buchhaltungsunterlagen, aus Angaben der Mitgliedsunternehmen und ihrer Ansprechpartner sowie – zur Vervollständigung und Berichtigung von Unternehmensdaten – aus öffentlich zugänglichen Unternehmenswebseiten und Impressumsangaben. Interne Angaben wie Debitorennummer, Mitgliedschaftsdaten, Rechnungs- und Verwaltungsdaten werden nicht im öffentlichen Mitgliederprofil angezeigt. Öffentlich erscheinen nur die für die Außendarstellung vorgesehenen Unternehmens-, Kontakt-, Medien- und Profildaten.

Wir verarbeiten diese Daten zur Durchführung und Verwaltung der Mitgliedschaft, zur Kommunikation mit den Mitgliedsbetrieben, zur Rechnungsabwicklung, zur Organisation von Vereinsaktivitäten und zur Präsentation der Mitglieder. Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die betroffene Person selbst Mitglied oder Vertragspartei ist, Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO für gesetzliche Pflichten und im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unsere berechtigten Interessen liegen in einer ordnungsgemäßen Vereinsverwaltung, der verlässlichen Kommunikation mit betrieblichen Ansprechpartnern und der satzungsgemäßen Förderung und Präsentation der Mitgliedsbetriebe.

Werden eine Mitglieds- oder Verwaltungsanschrift oder die E-Mail-Adresse für den Rechnungsempfang geändert, sendet das System eine automatische Mitteilung mit den alten und neuen Angaben an die hinterlegte Buchhaltungsadresse des Vereins.

8. Persönliche Mitgliederlinks

Zur Prüfung und Pflege der Mitgliedsdaten kann der Verein einen persönlichen, nicht öffentlich erratbaren Zugangslink an die hinterlegte Marketing-E-Mail-Adresse senden. Dabei speichern wir den Empfänger, einen Hashwert des Zugangsschlüssels, Erstellungs- und Ablaufzeitpunkt, den Ersteller sowie den ersten Aufruf und den Zeitpunkt einer Datenspeicherung. Der Link ist 28 Tage gültig. In der Mitgliederverwaltung wird angezeigt, ob ein Link aufgerufen und ob das Profil bearbeitet wurde.

Die Verarbeitung erfolgt zur sicheren und nachvollziehbaren Pflege der Mitgliedsdaten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b beziehungsweise lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der Aktualität und Richtigkeit der Vereins- und öffentlichen Profildaten.

9. Portalzugänge und SMS-TAN

Eine Zugangsregistrierung ist ausschließlich für geschäftlich handelnde Personen eines Mitgliedsbetriebs vorgesehen und muss durch die Administration freigeschaltet werden. Bei einer Registrierungsanfrage verarbeiten wir Unternehmen, Vor- und Nachname, geschäftliche E-Mail-Adresse, Mobilnummer, den daraus erzeugten Benutzernamen, Bearbeitungsstatus, Zuordnung zum Mitglied, interne Prüfnotiz, Bearbeiter und Zeitpunkte. Zum Schutz vor automatisierten oder mehrfachen Anfragen wird die IP-Adresse mit einem nur serverseitig bekannten Zusatz als nicht rückrechenbarer Hashwert gespeichert. Mehrere Benutzer können einem Mitglied zugeordnet werden.

Für freigeschaltete Benutzer verarbeiten wir Benutzername, Vor- und Nachname, geschäftliche E-Mail-Adresse, Mobilnummer, Rolle, Aktivstatus, Zuordnung zum Mitglied, Mobilnummer-Bestätigung und letzten Login. Beim Login wird eine einmalige sechsstellige TAN an die Mobilnummer gesendet. Gespeichert wird nur ein kryptografischer Hashwert der TAN; die TAN ist fünf Minuten gültig. Zusätzlich werden Versuche, Verbrauchsstatus und ein Hashwert der anfragenden IP-Adresse zur Missbrauchsabwehr verarbeitet.

Für den Versand erhält der eingesetzte SMS-Dienstleister die Mobilnummer und den Nachrichtentext mit der einmaligen TAN. Für Login-Informationen und Systemnachrichten werden geschäftliche E-Mail-Adressen an den eingesetzten E-Mail-Dienstleister übermittelt. Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO. Unsere berechtigten Interessen liegen in einer sicheren, rollenbasierten Portalnutzung und der Verhinderung missbräuchlicher Zugriffe.

10. Termin- und Veranstaltungsanmeldungen

Bei einfachen Anmeldungen zu Sitzungen oder Ausflügen verarbeiten wir die zur Teilnehmerplanung erforderlichen Angaben, insbesondere Unternehmen oder Organisation, Vor- und Nachname, geschäftliche E-Mail-Adresse und Teilnehmerzahl. Bei Markt-, Stand- oder Hüttenanmeldungen können zusätzlich Rechtsform, Umsatzsteuer-ID, Anschrift, Telefon- und Mobilnummer, Mitgliedsstatus, Flächenmaße, Stand- oder Hüttenzahl, Logo, Unterschrift, unterzeichnende Person, Gebührenberechnung, Bestätigungen und interne Bearbeitungsnotizen verarbeitet werden. Für die Planung von MTi-Doppelseiten können Wunschtermin, Website und Angaben zur Teilnahmeberechtigung verarbeitet werden.

Zur Missbrauchsbegrenzung wird bei Anmeldungen ein Hashwert der IP-Adresse gespeichert. Der Vorstand kann Anmeldungen prüfen, als CSV exportieren und in vereinseigenen Planungssystemen weiterverarbeiten. Private Anmeldeunterlagen und erzeugte PDF-Dokumente werden nicht öffentlich bereitgestellt. Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO und, bei durch Unternehmensvertreter vorgenommenen Anmeldungen, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der verbindlichen Planung und Durchführung der jeweiligen Veranstaltung.

11. Stellenangebote

Mitglieder können Stellenangebote veröffentlichen. Verarbeitet und öffentlich angezeigt werden können insbesondere Stellenbezeichnung, Kurz- und Langbeschreibung, Beschäftigungs- und Arbeitsmodell, Arbeitsort, Bewerbungsfrist sowie geschäftliche Kontaktdaten, Bewerbungs-E-Mail-Adresse und Bewerbungslink. Beim Anlegen oder Löschen eines Stellenangebots durch ein Mitglied erhalten die Administratoren eine E-Mail mit den wesentlichen Angaben und dem ausführenden Portalbenutzer.

Die Website nimmt selbst keine Bewerbungen entgegen und legt keine Bewerberprofile an. Wer eine Bewerbungs-E-Mail-Adresse oder einen externen Bewerbungslink verwendet, übermittelt seine Daten unmittelbar an den im Stellenangebot genannten Mitgliedsbetrieb; für dessen weitere Verarbeitung ist der jeweilige Betrieb verantwortlich. Rechtsgrundlage für die Veröffentlichung und Verwaltung ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unsere berechtigten Interessen liegen in der Förderung der Mitgliedsbetriebe und der regionalen Arbeitsvermittlung.

12. Uploads, Bilder und Mitgliederdokumente

Mitglieder, Vorstand und Administration können je nach Berechtigung Logos, Unternehmensbilder, Vorstands- und Veranstaltungsfotos, Inhaltsbilder, Dokumente und bei bestimmten Anmeldungen Unterschriften hochladen. Zur Veröffentlichung bestimmte Bilder und Logos sind öffentlich abrufbar. Interne Mitgliederdokumente und private Anmeldeunterlagen werden nur im geschützten Portal beziehungsweise in der zuständigen Verwaltungsansicht bereitgestellt. Bitte laden Sie nur Inhalte hoch, die für den jeweiligen geschäftlichen oder vereinsbezogenen Zweck erforderlich sind und für die die nötigen Nutzungs- und Persönlichkeitsrechte vorliegen.

13. Protokollierung von Verwaltungsaktionen

Das Portal protokolliert sicherheits- und verwaltungsrelevante Aktionen, zum Beispiel Anmeldungen, Freigaben, Änderungen, Uploads, Versände und Löschungen. Dabei werden Benutzerbezug, Aktion, betroffener Datensatz, technische Detailangaben und Zeitpunkt gespeichert. Dies dient Nachvollziehbarkeit, Fehleranalyse, Missbrauchsabwehr und Datensicherheit. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

14. Empfänger und Auftragsverarbeiter

Zugriff erhalten nur die nach dem Rollenkonzept zuständigen Mitglieder, Vorstandsmitglieder und Administratoren. Weitere Empfänger können technische Wartungs-, E-Mail- und SMS-Dienstleister sowie im erforderlichen Umfang mit Buchhaltung oder Veranstaltungsplanung beauftragte Stellen sein. Öffentlich freigegebene Mitgliederprofile, Stellenangebote, Vorstandsangaben, Nachrichten und Termine sind für jeden Internetnutzer und für Suchmaschinen abrufbar. Eine Weitergabe zu Werbezwecken oder ein Verkauf personenbezogener Daten findet nicht statt.

Soweit Dienstleister Daten in unserem Auftrag verarbeiten, werden sie auf Grundlage von Art. 28 DSGVO eingesetzt. Eine Übermittlung in Staaten außerhalb der Europäischen Union beziehungsweise des Europäischen Wirtschaftsraums ist durch die Website selbst nicht vorgesehen. Sollte ein eingesetzter Kommunikationsdienstleister Daten ausnahmsweise außerhalb dieses Bereichs verarbeiten, erfolgt dies nur unter den gesetzlichen Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO.

15. Externe Links, Social Media und Vereinscloud

Links zu Webseiten und Social-Media-Auftritten des Vereins oder der Mitglieder sowie zur Vereinscloud sind als normale Verweise eingebunden. Beim bloßen Laden unserer Seite wird dadurch keine Verbindung zu diesen externen Angeboten aufgebaut. Erst wenn Sie einen solchen Link anklicken, ruft Ihr Browser das Zielangebot auf und übermittelt technisch bedingt insbesondere Ihre IP-Adresse und Browserinformationen an dessen Betreiber. Für die Verarbeitung auf externen Angeboten gelten die Datenschutzhinweise des jeweiligen Betreibers. Auf dieser Website sind keine extern geladenen Google-Schriften, Font-Awesome-Dienste oder Google-reCAPTCHA-Funktionen eingebunden.

16. Speicherdauer

Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie sie für den jeweiligen Zweck, die sichere Portalnutzung und die Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten benötigt werden. Mitglieds- und Buchhaltungsdaten können nach dem Ende der Mitgliedschaft im Rahmen gesetzlicher Nachweis- und Aufbewahrungsfristen weiter gespeichert werden. Öffentliche Profildaten und Stellenangebote werden bei Wegfall des Zwecks oder Deaktivierung des Mitglieds aus der öffentlichen Darstellung genommen. Abgelaufene Zugangslinks können zu Nachweis- und Sicherheitszwecken mit Hashwert und Versandstatus gespeichert bleiben, erlauben aber nach 28 Tagen keinen Zugriff mehr. Login-TANs sind nach fünf Minuten ungültig. Aggregierte Aufrufzähler werden nach 24 Monaten gelöscht. Daten aus Anfragen und Anmeldungen werden gelöscht, wenn Bearbeitung und Veranstaltung abgeschlossen sind und keine gesetzlichen oder berechtigten Gründe für eine weitere Speicherung bestehen. Sicherungskopien können Daten bis zum Ablauf des jeweiligen Backup-Zyklus enthalten und sind nur für die Wiederherstellung im Störungsfall bestimmt.

17. Ihre Rechte

Sie haben nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16 DSGVO), Löschung (Art. 17 DSGVO), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO), Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO) und Widerspruch gegen eine Verarbeitung auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 21 DSGVO). Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine Nachricht an info@gewerbeverein-hiller-land.de.

Wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen Datenschutzrecht verstößt, können Sie sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren. Für den Verein ist insbesondere zuständig:

Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen
Kavalleriestraße 2–4
40213 Düsseldorf
E-Mail: poststelle@ldi.nrw.de
Webseite: www.ldi.nrw.de

18. Pflichtangaben und automatisierte Entscheidungen

Als Pflichtfelder gekennzeichnete Angaben sind für die Bearbeitung des jeweiligen geschäftlichen Anliegens, die Anmeldung oder die sichere Bereitstellung des Portalzugangs erforderlich. Ohne diese Angaben kann die betreffende Funktion nicht genutzt werden. Freiwillige Felder können leer bleiben. Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

19. Aktualisierung dieser Erklärung

Wir aktualisieren diese Datenschutzerklärung, wenn Funktionen, Datenflüsse oder rechtliche Anforderungen geändert werden. Es gilt die jeweils auf dieser Seite veröffentlichte Fassung.